Ανεξάρτητα από την εταιρεία που είναι ο server με τα  emails σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Gmail για να λαμβάνει όλη την αλληλογραφία σας από όλα τα email που έχετε και έτσι να έχετε πλεονεκτήματα και τα οφέλη που σας προσφέρει εντελώς δωρεάν το gmail.

Ας υποθέσουμε ότι το email σας είναι info@website_sas.gr και μέχρι τώρα λαμβάνατε τα email σας από μια διεύθυνση webmail ή από το outlook.

Σε κάθε περίπτωση μπορείτε να λαμβάνετε τα email σας μέσα στο Gmail και έτσι να γλυτώνετε πάρα πολύ από το spamming μια και το Gmail έχει τα ισχυρότερα φίλτρα για κάτι τέτοιο καθώς επίσης να έχετε backup τα email σας όπου και αν βρίσκεστε χωρίς κίνδυνο να τα χάσετε.

Με την σωστή ρύθμιση και μεταφορά των email σας μέσα στο Gmail θα μπορείτε να στέλνετε κανονικά email με την διεύθυνση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είχατε παράδειγμα  info@website_sas.gr μέσα από το Gmail. Κατά την αποστολή θα μπορείτε να επιλέξετε αν ως αποστολέας θα εμφανίζετε το Gmail ή ο επαγγελματικός σας λογαριασμός.  

Το πιθανότερο είναι ότι θα χαθούν ή θα πρέπει να πληρώσετε μια περιουσία για ανάκτηση δεδομένων.

Το ίδιο θα συμβεί αν τα λαμβάνετε από webmail και η εταιρεία που σας παρέχει τον χώρο κλείσει η χαλάσει ο server που τα έχει.

Με την ρύθμιση ενός λογαριασμού Gmail έχετε αυτόματα σε όσες συσκευές κινητά , υπολογιστή και άλλα όλα τα email σας εφόσον έχετε σύνδεση στο internet. Τα πάντα αποθηκεύονται στο cloud του Gmail και συγχρονίζονται αυτόματα με όλες σας τις συσκευές.

Αν διαγράψετε ή διαβάσετε ένα email από μια συσκευή αυτόματα ενημερώνονται και οι άλλες συσκευές σας.

Το καλύτερο από όλα είναι ότι ακόμα και να χάσετε το τηλέφωνο ή τον υπολογιστή σας δεν χάνετε τα email σας γιατί μπορείτε να μπείτε από ένα άλλο υπολογιστή η κινητό με τους κωδικούς του Gmail και αυτόματα να έχετε τα email σας.

Μερικοί χρήστες αναφέρουν το γεγονός ότι στο Outlook υπάρχουν ντοσιέ για να ταξινομούν και να αρχειοθετούν τα email τους καλύτερα , κάτι που δεν έχει το Gmail. 

Σε γενικότερο κανόνα η υπερβολικά μεγάλη ταξινόμηση με τα πολυάριθμα ντοσιέ  είναι ένας λάθος τρόπος που έχει ξεκινήσει από παλιά λόγο της αδυναμίας ο τοπικός υπολογιστής μας να κάνει γρήγορα και σωστά αναζήτηση ανάμεσα σε χιλιάδες email.

Θυμάμαι από παλιά στο outlook φτιάχναμε ένα ντοσιέ για κάθε μεγάλο πελάτη γιατί αν θέλαμε να βρούμε όλα τα email του ανάμεσα σε εκατοντάδες χιλιάδες email ήταν αδύνατο στον υπολογιστή του γραφείου να μπορέσει να εκτελέσει την αναζήτηση σε σύντομο χρονικό διάστημα.

Εκεί έρχεται  το Gmail που μπορεί να εκτελέσει αναζήτηση ανάμεσα σε εκατοντάδες χιλιάδες email μέσα σε ένα με δύο δευτερόλεπτα τις περισσότερες φορές. Ακόμα και με μια απλή λέξη όπως τη λέξη «ασφάλεια» για να βρούμε την ασφάλεια από το αυτοκίνητο μας.

Παράλληλα το Gmail έχει την δυνατότητα σε κάθε email ( Σήμανση με ετικέτα ) που είναι κάτι παρόμοιο με τα ντοσιέ στο Outlook και ακόμα καλύτερο γιατί με το σήμανση με ετικέτα μπορούμε να έχουμε πολλαπλές σημάνσεις σε κάθε email και ουσιαστικά είναι σαν να το έχουνε ταυτόχρονα σε διαφορετικά ντοσιέ.

Θα μπορούσε ένα email να του βάλουμε ως πρώτη σήμανση ( παραγγελίες ) εφόσον πρόκειται για παραγγελία και μια δεύτερη σήμανση ( μεγάλοι πελάτες ) εφόσον είναι μεγάλος πελάτης.

Η δημιουργία και χρήση ( Σημάνσεων ) δεν έχει κάποιο περιορισμό και έγκειται στην δική μας πρωτοβουλία χρήσης.

Τι γίνετε με τα παλιά email , contacts και calendar που έχει το Outlook που θέλουμε να καταργήσουμε;

Δεν χρειάζεται να διατηρείτε το Outlook στον υπολογιστή σας για να βλέπετε τα παλιά email και τις επαφές σας.

Υπάρχει το: Google Workspace Migration for Microsoft Outlook® που μπορεί να μεταφέρει από το αρχείο .pst όλα τα δεδομένα μέσα στο Gmail σας με τα ντοσιέ ακριβώς όπως ήταν πρώτα μέσα στο Outlook και έτσι να τα έχετε παντού.

Οι σχετικές ρυθμίσεις για το μεταφορά των email σας από το Outlook  στο Gmail δεν είναι της παρούσης φάσης και αυτού του άρθρου για να τις αναλύσουμε αλλά μπορείτε πολύ εύκολα να συνεχίσετε την αναζήτηση στο διαδίκτυο προκειμένου να βρείτε το πρόγραμμα και τον τρόπο μεταφοράς του Outlook στο Gmail.

Το μόνο μειονέκτημα όχι πολύ σημαντικό για αρκετούς αλλά πρέπει να το τονίσουμε  είναι ότι το Gmail ελέγχει αυτόματα την αλληλογραφία από το  email σας κάθε λίγο αλλά δεν υπάρχει τρόπος να καθορίσετε πουθενά κάθε πόσο θα την ελέγχει. Αυτό πρακτικά σημαίνει ότι μπορεί να σας στείλει κάποιος ένα email και εσείς να το δείτε μετά από 10 λεπτά γιατί το Gmail μπορεί να μπει μετά από 10 λεπτά να δει στο server σας αν υπάρχουν νέα email. 

Φυσικά στις ρυθμίσεις στους λογαριασμούς υπάρχει η δυνατότητα με κουμπί (Ελέγξτε τα μηνύματά σας τώρα ) για να γίνει έλεγχος της αλληλογραφίας σας άμεσα.

Η αποστολή email γίνετε άμεσα αλλά η λήψη γίνετε κατά τακτά χρονικά διαστήματα αλά όχι άμεσα.

Υπάρχει τρόπος να αναλάβει εξολοκλήρου την διαχείριση του email σας το Gmail και να μην υπάρχουν καθυστερήσεις στην λήψη αλληλογραφίας αλλά αυτό θα έχει κάποιο μηνιαίο κόστος ανά email που θέλετε. Τώρα ουσιαστικά με αυτή την τεχνική δεν έχετε καθόλου κόστος για περίπου 15GB χώρο που σας δίνει δωρεάν η Google και μπορείτε να τραβήξετε μέσα τις πολλαπλές διευθύνσεις email χωρίς κόστος.

Σε κάθε περίπτωση μπορούμε να αναλάβουμε την ρύθμιση των email σας καθώς και την μεταφορά των παλιών email από το Outlook στο Gmail απομακρυσμένα ή από κοντά σε ένα από τα καταστήματα μας σε Καλλιθέα και Χαλάνδρι με πολύ μικρό κόστος.